E-Mails-Zeitmanagement

E-Mails verursachen Mehraufwand

E-Mails: Wie sie unser Zeitmanagement manipulieren

Überlegen Sie kurz, ob Sie Informationen, Fragen und Botschaften genauso häufig versenden würden, wenn Sie den Text von Hand auf Briefpapier schreiben, ein Kuvert beschriften und frankieren und dieses dann zur Post bringen müssten. Wahrscheinlich nicht. 95 % der Mails hätten sich bei diesem Gedanken schon erledigt.

Vielleicht sollten wir alle etwas öfter daran denken, bevor wir auf senden drücken und kurz überlegen, was man alles zu sagen hat und das in einer anstelle von fünf E-Mails tun. Es stellt sich auch die Frage, muss immer die halbe Welt über einen Sachverhalt informiert werden? Wahrscheinlich auch nicht.

Gehören Sie zu denjenigen Personen, die vom E-Mail-Programm darauf hingewiesen werden, wenn eine neue Mail eingetroffen ist? Wie reagieren Sie dann? Schaffen Sie es, einfach wegzuschauen, bis die Arbeit, an der Sie gerade dran sind, erledigt ist oder müssen Sie sofort wissen, wer da was von Ihnen will? Diese dauernden Unterbrüche bringen sehr viel Unruhe in den Arbeitsalltag und machen unproduktiv, weil man sich immer wieder neu in seine eigentliche Arbeit hineindenken muss. Es ist sinnvoller, all diese störenden Benachrichtigungen visueller und akustischer Natur auszuschalten und fixe Zeiten für die Erledigung von E-Mails einzuplanen.

Social-Media-Netzwerke in Unternehmen ersetzen E-Mails

Mittlerweile setzen schon einige Unternehmen in der Schweiz – vor allem grössere – auf neuere Technologien und bringen Social Media in die Firmen. Yammer beispielsweise gehört zu Microsoft und ist ein soziales Netzwerk, welches sich für den Einsatz in Unternehmen eignet. Mit Yammer kann Wissen ausgetauscht, Dokumente gemeinsam bearbeitet, Projekte verwaltet und in Teams kommuniziert werden. Insbesondere die vom Organigramm unabhängige Zusammenarbeit soll damit gefördert werden, was wiederum Innovation und Produktivität schafft. Gemäss den Angaben von Microsoft haben bereits über 200‘000 Unternehmen Yammer im Einsatz.

Der Einsatz von Yammer im Unternehmen kann die E-Mail-Flut massiv eindämmen, wenn das Tool richtig genutzt wird. Wenn natürlich die Benachrichtigungsfunktionen so eingestellt sind, dass man über jede Bewegung in Yammer per E-Mail informiert wird, funktioniert das Ganze nicht. Auch dieses Tool muss mit Verstand genutzt werden, damit es nicht ein weiteres Arbeitsinstrument ist, das einem Zeit und Nerven raubt.

Wie nutzen Sie E-Mail als Kommunikationsinstrument?

Erfahren Sie mit unserem kurzen Test “E-Mail-Nutzung”, ob Sie und Ihr Unternehmen E-Mails sinnvoll einsetzen oder ob Optimierungspotenzial vorhanden ist. Zudem haben wir 10 Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie E-Mail als Arbeitsinstrument effizienter nutzen können.

Gabriela Gees

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